Grundregeln für KI am Arbeitsplatz

Mit KI-Tools fängt man leicht an: Website öffnen, Frage eintippen, Antwort bekommen. Genau deshalb braucht jedes Unternehmen ein paar Regeln. Ohne sie nutzen Menschen private Konten, kopieren Kundendaten in unbekannte Tools und verschicken Texte, die niemand geprüft hat. Meistens passiert nichts — bis doch etwas passiert.

Dieser Artikel ist Teil 5 von Level 0 und damit der letzte Teil des Einstiegs in unseren Lernpfad AI Work. Sie bekommen eine Ampel für den KI-Alltag, sieben Grundregeln mit ihren Gründen, zusätzliche Regeln für KI, die mit Kunden spricht, und eine einseitige Vorlage für die Richtlinie Ihres Teams. Der Artikel gibt allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Beziehen Sie Ihre Datenschutzbeauftragten oder Ihre Rechtsabteilung ein, bevor Ihr Unternehmen eine Richtlinie beschließt.

Warum Regeln zuerst kommen

Hat ein Unternehmen keine Regeln, nutzen die Beschäftigten KI trotzdem — mit eigenen Konten und nach eigenem Ermessen. Das nennt man oft Schatten-KI (Shadow AI). Das Hauptrisiko ist nicht die KI selbst, sondern Daten und Entscheidungen, die Ihnen entgleiten. Ein bekanntes Beispiel: 2023 schränkte Samsung die Nutzung generativer KI-Tools wie ChatGPT auf Firmengeräten ein, nachdem Beschäftigte sensiblen internen Quellcode dort hochgeladen hatten (Quelle: Bloomberg, Mai 2023).

Regeln schützen auch die Qualität der Arbeit selbst. Forschende von BetterUp Labs und dem Stanford Social Media Lab haben einen Namen für KI-Ergebnisse, die wie gute Arbeit aussehen, die Aufgabe aber nicht voranbringen: Workslop. In ihrer Umfrage unter 1.150 Vollzeit-Büroangestellten in den USA vom September 2025 gaben 40 % an, im vergangenen Monat Workslop erhalten zu haben; jeder Fall kostete fast zwei Stunden, bis er geklärt war. Die Hälfte der Empfänger hielt den Absender danach für weniger kreativ, fähig und verlässlich (Quelle: BetterUp Labs und Stanford Social Media Lab, berichtet von Fortune, September 2025). Das Ziel ist also nicht weniger KI, sondern ein einfacher Maßstab: Geben Sie nur weiter, was Sie geprüft haben und selbst erklären können.

Gute Regeln bremsen niemanden, denn sie sagen allen, welche Tools sie sofort nutzen dürfen und wofür. Eine einfache Ampel ist ein guter Anfang:

Sieben Grundregeln

1. Nutzen Sie freigegebene Tools mit Firmenkonten. „Freigegeben“ heißt: Jemand hat geprüft, wohin die Daten gehen, ob der Anbieter sie zum Training seiner Modelle verwenden darf und was im Vertrag steht. Allein unser Vergleich führt 46 Tools für AI Work. Kein Unternehmen kann alle prüfen, deshalb macht eine kurze Liste freigegebener Tools die Wahl leicht.

2. Halten Sie vertrauliche Daten aus nicht freigegebenen Tools heraus. Dazu gehören personenbezogene Daten von Kunden und Kollegen, Verträge, Finanzzahlen, Passwörter und Zugangsschlüssel. Im Zweifel lassen Sie das Detail weg oder ersetzen es durch einen Platzhalter wie „Kunde A“. Teil 4 erklärt, warum jeder Datenbestand eine verantwortliche Person braucht, die entscheidet, wohin er darf.

3. Prüfen Sie jedes Ergebnis, bevor Sie es verwenden. Prüfen Sie Fakten, Zahlen, Namen, Zitate und Links, und lesen Sie auf den Ton. KI macht Fehler, die überzeugend klingen. Verantwortlich für das, was Sie verschicken, sind Sie, nicht das Tool.

4. Gehen Sie offen mit KI um. Sagen Sie Kunden, wenn sie mit einem Bot sprechen, und kennzeichnen Sie KI-erzeugte Bilder, Videos und Stimmen, wo Menschen sie für echt halten könnten. In der EU verlangt die KI-Verordnung (AI Act), dass Menschen informiert werden, wenn sie mit einem KI-System interagieren, sofern das nicht offensichtlich ist, und dass Deepfakes als solche gekennzeichnet werden (Quelle: EU AI Act, Artikel 50, eur-lex.europa.eu).

5. Achten Sie Urheberrecht und die Rechte anderer. Laden Sie kein Material hoch, an dem Sie keine Rechte haben, etwa kostenpflichtige Studien oder Dokumente eines Kunden, in Tools, die es speichern könnten. Prüfen Sie erzeugte Bilder und Texte auf Marken, Logos und echte Personen, bevor Sie sie veröffentlichen. Beachten Sie außerdem, dass Ihnen rein KI-erzeugte Inhalte womöglich nicht gehören. Das US Copyright Office kam 2025 zu dem Schluss, dass Prompts allein für urheberrechtlichen Schutz nicht ausreichen. Geschützt ist nur, was ein Mensch beiträgt (Quelle: U.S. Copyright Office, Copyright and Artificial Intelligence, Part 2, 2025, copyright.gov).

6. Über Menschen entscheiden Menschen. Einstellungen, Leistungsbeurteilungen, Kredite und individuelle Preise sind Entscheidungen mit echten Folgen. KI darf sie vorbereiten, entscheiden muss ein Mensch. In der EU gibt die DSGVO Menschen das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die sie erheblich beeinträchtigt, mit einigen Ausnahmen (Quelle: DSGVO, Artikel 22, eur-lex.europa.eu).

7. Jeder KI-Einsatz braucht eine verantwortliche Person, denn das Unternehmen haftet. Die Fehler eines Chatbots sind die Fehler des Unternehmens. 2024 verpflichtete ein Tribunal für zivilrechtliche Streitfälle in British Columbia, Kanada, Air Canada zu einer Entschädigung, nachdem der Chatbot auf der Website einem Kunden falsche Auskünfte zu Sondertarifen im Trauerfall gegeben hatte. Das Tribunal wies das Argument der Airline zurück, der Chatbot sei für sein Handeln selbst verantwortlich (Quelle: Moffatt v. Air Canada, 2024 BCCRT 149). Benennen Sie für jeden KI-Einsatz eine verantwortliche Person, und machen Sie es leicht, Fehler und Datenpannen ohne Schuldzuweisung zu melden.

Bevor Sie etwas in ein KI-Tool eingeben, setzen drei kurze Fragen die Regeln 1 und 2 in die Praxis um:

Zusätzliche Regeln für KI, die mit Kunden spricht

Wenn KI direkt mit Kunden spricht — als Chatbot, als Telefonagent oder als E-Mail-Assistent, der selbstständig antwortet —, erreichen ihre Fehler die Kunden, bevor jemand sie abfangen kann. Dafür gelten sechs zusätzliche Regeln:

• Sagen Sie, dass es eine KI ist, gleich zu Beginn.
• Machen Sie einen Menschen erreichbar, mit einem einfachen Weg zu einer Person.
• Antworten Sie nur aus freigegebenen, aktuellen Inhalten, etwa aus Ihrem Hilfecenter.
• Geben Sie keine Zusagen außerhalb Ihrer Regeln: keine Rabatte, Erstattungen oder Rechts- und Gesundheitsauskünfte, sofern das nicht ausdrücklich erlaubt ist.
• Prüfen Sie Gespräche regelmäßig anhand von Stichproben und unter Wahrung des Datenschutzes.
• Benennen Sie eine verantwortliche Person, die den Bot ändern oder abschalten kann.

Auch die Stufe der KI-Hilfe spielt eine Rolle. Ein Bot, der nur Fragen beantwortet, arbeitet wie ein Assistent. Ein Bot, der Erstattungen auslösen oder Bestellungen ändern kann, handelt wie ein Agent und braucht Freigaben und Grenzen; Teil 3 erklärt den Unterschied. Hier sind Beispiele für KI-Tools mit Kundenkontakt aus unserem Vergleich:

VidaKundenservice & Telefonie · KI ist der KernKI-Telefonagenten, die Anrufe, SMS, E-Mail und Web-Chat rund um die Uhr annehmen und Termine vereinbaren. TypewiseKundenservice & Telefonie · KI ist der KernKI-Agenten für Kundenservice und Vertrieb in Unternehmen, die Anfragen über mehrere Kanäle bearbeiten und Abläufe in CRM und ERP ausführen. Expertise AIKundenservice & Telefonie · KI ist der KernKI-Agenten und Chatbots für Vertrieb und Support auf der eigenen Website.

Kurzbeschreibungen aus unserem Tool-Vergleich, nach Angaben der Anbieter — nicht von ABXK getestet.

Eine einseitige KI-Richtlinie für Ihr Team

Eine Richtlinie muss nicht lang sein, um zu wirken. Eine Seite, die tatsächlich gelesen wird, schlägt ein langes Dokument, das niemand öffnet. Nutzen Sie diese Vorlage und ersetzen Sie die Beispielsätze durch Ihre eigenen:

Je breiter Ihr Unternehmen KI einsetzt, desto mehr wächst diese Seite zu einem Governance-Prozess mit einer Liste aller KI-Einsätze, Risikostufen und Freigaben. Level 4 behandelt KI-Governance für Fachabteilungen, und unser Bereich AI Security erklärt die Sicherheitsseite ausführlich.