Chatbot, Copilot, Assistent, Generator, Notetaker: KI-Tools tragen viele Namen, und jede Woche kommen neue dazu. Viele scheinen dasselbe zu tun. Andere sehen sich ähnlich, erledigen aber etwas ganz anderes. Als Einsteiger erkennt man kaum, wo eine Art aufhört und die nächste beginnt.
Dies ist Teil 2 von Level 0 unseres Lernpfads. In Teil 1 haben Sie gesehen, bei welchen Alltagsaufgaben KI helfen kann. Jetzt lernen Sie die wichtigsten Arten von KI-Tools kennen, einen einfachen Weg, sie zu unterscheiden, und wie Sie entscheiden, ob ein allgemeiner Assistent für Sie genügt.
Acht Arten von KI-Tools, die Ihnen bei der Arbeit begegnen
Die meisten KI-Tools für den Büroalltag gehören zu einer von acht Arten. Sieben davon sind neue Produkte, die um KI herum gebaut sind. Die achte übersieht man leicht: die Software, die Sie schon nutzen und die inzwischen KI-Funktionen hat.
Die häufigste Art ist der allgemeine Chat-Assistent: ein Chatfenster, in das Sie Ihre Anfrage in normaler Sprache tippen und eine Antwort bekommen. ChatGPT und Google Gemini sind die bekanntesten Beispiele. Sie entwerfen, fassen zusammen, erklären und sammeln Ideen; viele lesen auch Dateien oder erzeugen Bilder. Die anderen sieben Arten sind enger gefasst. Jede erledigt eine bestimmte Art von Aufgabe, geht dabei aber oft tiefer, als es ein Chatfenster kann.
Arten unterscheiden: Was geht hinein, was kommt heraus?
Produktnamen und Werbesprache helfen wenig. Besser sind zwei Fragen: Was gebe ich hinein? Was bekomme ich heraus? Die Eingabe (Input) ist das, was Sie dem Tool geben: eine Frage, ein Dokument, eine Aufnahme, Ihren Kalender. Die Ausgabe (Output) ist das, was zurückkommt: Text, Folien, ein Bild, ein Zeitplan.
| Art | Sie geben hinein | Sie bekommen heraus | Beispiele aus unserem Vergleich |
|---|---|---|---|
| Allgemeiner Chat-Assistent | Eine Frage oder Anfrage, oft mit Datei | Antworten, Entwürfe, Zusammenfassungen; oft auch Bilder | ChatGPT, Google Gemini |
| Schreibhilfe | Einen Text, den Sie geschrieben haben | Denselben Text, umformuliert, gekürzt oder korrigiert | QuillBot |
| KI-Suchmaschine | Eine Recherchefrage | Eine Zusammenfassung mit Links zu den Quellen | Consensus, Nouswise |
| Meeting-Assistent | Die Tonaufnahme eines Meetings | Mitschrift, Zusammenfassung, Aufgaben | MeetGeek |
| Präsentations-Tool | Ein Thema oder eine Gliederung | Gestaltete Folien zum Weiterbearbeiten | Gamma, Beautiful.ai |
| Mediengenerator | Eine Beschreibung des Ergebnisses | Ein Bild, einen Videoclip, eine Sprachaufnahme oder einen Song | Midjourney, Runway, ElevenLabs, Suno |
| Planungs-Tool | Ihren Kalender und Ihre Aufgaben | Einen Zeitplan mit Fokuszeit und Terminen | Reclaim.ai |
| KI in Ihrer Software | Ihre Arbeit in dieser Software | Entwürfe und Zusammenfassungen direkt dort, wo Sie arbeiten | ClickUp, Canva |
Zwei Begriffe aus der Tabelle brauchen eine kurze Erklärung. Eine KI-Suchmaschine (englisch oft „Answer Engine“) ist ein KI-gestütztes Suchwerkzeug. Sie durchsucht Quellen — das Web, Fachartikel oder Ihre eigenen Dokumente — und fasst zusammen, was darin steht, mit Belegen. Ein Mediengenerator erzeugt neue Bilder, Videos, Stimmen oder Musik aus einer Textbeschreibung, dem sogenannten Prompt. Wie Sie die Quellen einer KI-Suchmaschine prüfen, zeigt Recherchieren mit KI in Level 1.
Hier sind sechs dieser Tools aus unserem Vergleich. Jede Karte führt zum Eintrag des Tools mit einer kurzen Einordnung:
Kurzbeschreibungen aus unserem Tool-Vergleich, nach Angaben der Anbieter — nicht von ABXK getestet.
Ein Detail kann in unserem Vergleich verwirren: ChatGPT und Google Gemini stehen im Bereich Text-to-Image, weil sie dort mit spezialisierten Bild-Tools konkurrieren. Beide bleiben trotzdem allgemeine Assistenten, die auch schreiben, zusammenfassen und Fragen beantworten.
Wann ein allgemeiner Assistent genügt — und wann ein Spezialist hilft
Für die ersten Schritte deckt ein allgemeiner Chat-Assistent viel ab: eine E-Mail entwerfen, ein langes Dokument zusammenfassen, einen Begriff erklären, Ideen sammeln, sogar ein einfaches Bild erzeugen. Hat Ihr Unternehmen einen Assistenten freigegeben, beginnen Sie dort. Ein Spezialist ist ein Tool für eine bestimmte Art von Aufgabe, etwa Meetings oder Folien. Er lohnt einen Blick, wenn Ihre Aufgabe einen von drei Tests besteht:
- Besondere Eingabe. Das Tool braucht etwas, das ein Chatfenster nicht sieht: die Tonaufnahmen Ihrer Meetings, Ihren Kalender, eine große Sammlung von Fachartikeln.
- Ein fertiges Format. Sie brauchen mehr als Text: gestaltete Folien, ein geschnittenes Video, eine Sprachaufnahme in Studioqualität.
- Wiederholung. Die Aufgabe kommt jede Woche wieder, und ein Spezialist erledigt sie automatisch — zum Beispiel ein Meeting-Assistent, der jedes Gespräch aufzeichnet und zusammenfasst.
Planungs-Tools zeigen den ersten Test gut. Ein KI-Kalender arbeitet direkt in Ihrem Kalender. Nach Angaben des Anbieters plant Reclaim.ai Aufgaben, Termine und Pausen automatisch ein und schützt Fokuszeit. Mit einem einfachen Chatfenster müssten Sie Ihren Kalender von Hand hinein- und wieder herauskopieren.
Spezialisten haben auch Kosten, die man leicht übersieht: ein Konto mehr, ein Ort mehr, an dem Ihre Daten liegen, und ein Tool mehr, das Sie lernen müssen. Deshalb zählt die Reihenfolge. Beginnen Sie allgemein, und nehmen Sie einen Spezialisten erst dazu, wenn eine Aufgabe einen der drei Tests besteht. Teil 5 dieses Levels macht daraus eine Checkliste für die Wahl Ihres ersten Tools.
KI als Kern oder KI als Funktion
Unser Vergleich weist jedem Tool eine KI-Rolle zu. „KI ist der Kern“ heißt: Das Produkt ist um ein KI-Modell herum gebaut; ohne KI gäbe es das Produkt nicht. „Software mit KI-Funktionen“ heißt: ein bestehendes Produkt, etwa ein Projekt-Tool oder ein Design-Programm, das KI-Funktionen ergänzt hat.
Das Diagramm zeigt ein klares Muster. Fast alle Mediengeneratoren sind um KI herum gebaut. Bei Meetings und Planung, bei Präsentationen sowie in der Audio- und Videoproduktion finden Sie dagegen auch etablierte Software, die KI ergänzt hat — etwa ClickUp für die Projektarbeit oder Prezi für Präsentationen.
Das ist für Ihre Wahl wichtig. Bevor Sie sich irgendwo neu anmelden, prüfen Sie die KI-Funktionen der Software, die Sie schon nutzen. Vielleicht hat Ihr Unternehmen sie bereits freigegeben, und sie arbeitet mit Ihren vorhandenen Dateien. Auf unserer Tool-Seite können Sie alle Tools nach KI-Rolle filtern und bis zu vier nebeneinander vergleichen.
Übung: Ordnen Sie Ihre eigenen Aufgaben zu
Die Arten werden nützlich, wenn Sie sie auf Ihre eigene Woche anwenden. Diese Übung dauert etwa zehn Minuten und ergibt eine persönliche Karte, wo KI-Tools Ihnen helfen könnten.
So könnten drei Aufgaben aussehen:
| Aufgabe | Eingabe | Ausgabe | Art | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|
| Wöchentliche Status-Mail | Notizen aus drei Meetings | Eine kurze E-Mail ans Team | Allgemeiner Chat-Assistent | Allgemein genügt |
| Kundengespräche | Aufnahmen täglicher Calls | Zusammenfassungen und To-dos | Meeting-Assistent | Spezialist: kommt täglich vor |
| Folien zum Quartalsbericht | Zahlen und Kernbotschaften | 12 gestaltete Folien | Präsentations-Tool | Spezialist: fertiges Format |
Werten Sie nun Ihre eigene Liste aus. Zeigen mehrere Aufgaben auf dieselbe Art von Spezialist, lohnt sich ein genauerer Blick auf diese Art. Landen die meisten beim allgemeinen Chat-Assistenten, brauchen Sie noch keine weiteren Tools, sondern bessere Prompts — wie Sie Ihren ersten Prompt schreiben, zeigt Teil 4. Eine nützliche Faustregel: Ein Spezialist sollte Ihnen bei mindestens einer Aufgabe pro Woche Zeit sparen. Sonst lohnen sich das zusätzliche Konto und die Einarbeitung nicht.