Eine Kollegin schwört auf ein KI-Tool, ein Newsletter lobt ein anderes, und jede Woche kommen neue dazu. Schnell hat man sich an einem Nachmittag bei drei Tools angemeldet — und nutzt einen Monat später keines davon. Genauso schnell landen Firmendaten in einem Tool, das niemand geprüft hat.
Dies ist Teil 5 und damit der letzte Teil von Level 0. In Teil 2 haben Sie die wichtigsten Arten von KI-Tools kennengelernt und erfahren, wann ein allgemeiner Chat-Assistent genügt. Jetzt bekommen Sie eine Checkliste mit acht Fragen, einen schnellen Weg zur Vorauswahl mit den Filtern unseres Tool-Vergleichs, einen Plan für eine Testwoche und eine Entscheidungstabelle für typische Situationen im Arbeitsalltag.
Mit einer Aufgabe beginnen, nicht mit einem Tool
Viele gehen andersherum vor. Sie hören von einem beliebten Tool, melden sich an und suchen dann nach etwas, wofür sie es nutzen können. Das klappt selten, denn ein Tool spart nur Zeit, wenn es zu einer Aufgabe passt, die Sie ohnehin oft erledigen.
Beginnen Sie deshalb mit einer konkreten Aufgabe. Beschreiben Sie sie in einem Satz: Was geht hinein, was soll herauskommen, und wie oft fällt sie an? Zum Beispiel: „Jeden Montag mache ich aus meinen Notizen von drei Meetings eine Status-Mail an mein Team.“ Teil 2 nannte das die Eingabe und die Ausgabe eines Tools.
Prüfen Sie dann, was Sie schon haben. Vielleicht hat Ihr Unternehmen einen Chat-Assistenten freigegeben, oder die Software, mit der Sie täglich arbeiten, hat KI-Funktionen bekommen. Probieren Sie Ihre Aufgabe zuerst dort aus. Ein neues Tool bedeutet ein neues Konto, einen neuen Ort, an dem Ihre Daten liegen, und Neues, das Sie lernen müssen. Sie brauchen es erst, wenn nichts Vorhandenes die Aufgabe erledigt.
Der Weg hat zwei Ausgänge, die Ihnen Arbeit sparen. Erledigt ein freigegebenes Tool die Aufgabe schon, sind Sie nach Schritt 2 fertig. Besteht keines der beiden Tools aus Ihrer Vorauswahl den Test, gehen Sie zurück zu Schritt 3 und probieren zwei andere — statt ein Tool zu behalten, das nicht passt.
Die Checkliste: acht Fragen vor der Anmeldung
Haben Sie ein oder zwei Kandidaten, gehen Sie acht Fragen durch. Perfekte Antworten brauchen Sie nicht. Aber ein klares Nein bei einer Frage reicht oft schon, um ein Tool auszusortieren.
- Welche Aufgabe? Benennen Sie Ihre eine Aufgabe. Ein Tool, das zwanzig Dinge kann, nur Ihres nicht, ist das falsche Tool.
- Wer nutzt es? Nur Sie, Ihr Team oder das ganze Unternehmen? Ein Tool fürs Team braucht gemeinsamen Zugang und für alle dieselben Regeln.
- Wohin gehen Ihre Daten? Die meisten KI-Tools schicken, was Sie eintippen oder hochladen, an die Server des Anbieters und verarbeiten es dort. Lesen Sie die Datenschutzhinweise des Anbieters: Wo werden Ihre Daten gespeichert? Werden sie zum Training von KI-Modellen genutzt, und können Sie das abschalten? In der EU setzt die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) strenge Regeln für personenbezogene Daten. Fragen Sie in Ihrem Unternehmen nach, bevor Sie ein Tool mit Namen, E-Mail-Adressen oder Kundendaten nutzen. Wie Sie persönliche Daten schützen, erklärt unser Bereich AI Security ausführlicher.
- Passt die Sprache? Achten Sie auf die Menüs, vor allem aber auf die Ergebnisse. Die Qualität kann sich zwischen Sprachen unterscheiden. Testen Sie deshalb mit einem echten Text in der Sprache, in der Sie arbeiten. Bei Tools, die Texte vorlesen oder Stimmen erzeugen, sollten Sie sich die Stimmen in Ihrer Sprache anhören.
- Bekommen Sie Ihre Arbeit heraus? Prüfen Sie den Export: Können Sie Ergebnisse in Formaten herunterladen, die Ihr Team nutzt, etwa als PDF, Word-Datei oder Foliensatz? Prüfen Sie auch die Integrationen, also Verbindungen zu Software, die Sie schon nutzen: Kalender, E-Mail oder Videocalls. Nach Angaben des Anbieters läuft Reclaim.ai zum Beispiel auf Google Kalender und Outlook.
- Wie viel müssen Sie lernen? Manche Tools öffnen Sie und nutzen sie nach wenigen Minuten. Andere brauchen erst eine Einrichtung oder Programmierung. In unserem Vergleich kennzeichnet die Art „Plattform / API“ Tools, die Sie oft über Code oder andere Software nutzen. Eine API (Programmierschnittstelle, englisch Application Programming Interface) ist ein Weg, über den Programme miteinander sprechen — meist eine Aufgabe für Entwickler.
- Welches Konto brauchen Sie? Ein privates Konto ist schnell angelegt, aber die Arbeit hängt dann an Ihnen. Bei einem Firmenkonto kann meist Ihre IT-Abteilung den Zugang verwalten, und Kolleginnen und Kollegen können Ergebnisse teilen. Fragen Sie nach, bevor Sie sich mit Ihrer dienstlichen E-Mail-Adresse anmelden.
- Können Sie vorher testen? Viele Tools bieten eine kostenlose Version oder eine Testphase. Nutzen Sie sie für echte Arbeit, nicht für eine Vorführung. Manche Testphasen gehen in ein kostenpflichtiges Abo über, wenn Sie nicht kündigen. Tragen Sie das Enddatum deshalb in Ihren Kalender ein.
Die Vorauswahl mit unserem Tool-Vergleich
Sie müssen nicht das ganze Internet durchsuchen. Unser Tool-Vergleich führt 131 Tools in vier Kategorien, davon 66 in AI Productivity. Seine Filter passen zu mehreren Fragen der Checkliste. Außerdem können Sie zwei bis vier Tools ankreuzen und Zeile für Zeile direkt vergleichen.
| Ihre Frage | Filter auf unserer Tool-Seite | Gute Wahl für Ihr erstes Tool |
|---|---|---|
| Welche Aufgabe? | Bereich | Der Bereich Ihrer Aufgabe, etwa Meetings & Planung |
| Wer nutzt es? | Geeignet für | Die Gruppe, die zu Ihnen passt, etwa Teams allgemein |
| Wie viel müssen Sie lernen? | Art | App |
| Neues Produkt oder Funktion in bekannter Software? | KI-Rolle | „Software mit KI-Funktionen“, wenn Sie diese Software schon nutzen |
| Welcher Kandidat passt am besten? | Direktvergleich | Zwei bis vier Tools aus Ihrer Vorauswahl |
Der Filter Geeignet für zeigt, für wen ein Tool gemacht ist — unsere Einschätzung nach den Angaben des Anbieters. In AI Productivity ergibt sich ein klares Bild:
Die größte Gruppe der Tools in dieser Kategorie richtet sich an Creator und Medienteams, denn Bild-, Video-, Stimm- und Musikgeneratoren machen einen großen Teil davon aus. Tools für Entwickler sind meist Plattformen oder APIs. Für Ihr erstes Tool lohnt es sich deshalb, den Filter „Art“ auf „App“ zu stellen: Eine App öffnen Sie und legen sofort los, eine Plattform braucht oft erst Programmierung.
Behalten Sie im Blick, was der Vergleich leisten kann und was nicht. Die kurzen Einordnungen beruhen auf den Angaben der Anbieter — wir haben diese Tools nicht getestet, und Preise erfassen wir nicht. Der Vergleich hilft Ihnen bei der Vorauswahl. Entscheiden sollte Ihr eigener Test.
Zwei Tools eine Woche lang mit echter Arbeit testen
Ein Tool kann auf seiner Website perfekt aussehen und trotzdem nicht zu Ihrer Arbeit passen. Ein kurzer, fairer Test zeigt den Unterschied. Erledigen Sie in beiden Tools dieselbe echte Aufgabe. Notieren Sie nach jedem Test dieselben drei Dinge: wie viele Minuten es gedauert hat, wie viel Sie korrigieren mussten und was Sie gestört hat.
Zwei Details machen den Test fair. Erstens bekommen beide Tools dieselbe Eingabe. Bekommt Tool A eine klare Anfrage und Tool B eine vage, vergleichen Sie Ihre Prompts, nicht die Tools — Teil 4 hat gezeigt, wie viel die Anfrage ausmacht. Zweitens prüfen Sie jedes Ergebnis dort, wo Sie es wirklich nutzen: Schicken Sie sich den E-Mail-Entwurf selbst, öffnen Sie die exportierten Folien in Ihrem Präsentationsprogramm, teilen Sie die Meeting-Zusammenfassung mit einer Kollegin.
Am Ende der Woche behalten Sie höchstens ein Tool. Kündigen Sie die Testphasen, die Sie nicht brauchen, und löschen Sie die Daten, die Sie für den Test hochgeladen haben, soweit das Tool es erlaubt. Hat keines der Tools Ihnen Zeit gespart, ist auch das ein nützliches Ergebnis: Vielleicht genügt für Ihre Aufgabe der Assistent, den Sie schon haben.
Entscheidungstabelle: Ihr erstes Tool nach Situation
Suchen Sie die Zeile, die am besten zu Ihrer Situation passt. Die genannten Tools sind Beispiele aus unserem Vergleich. Sie sind Ausgangspunkte für Ihren eigenen Test, keine Testsieger.
| Ihre Situation | Beginnen Sie mit | Prüfen Sie zuerst |
|---|---|---|
| Ihr Unternehmen hat einen KI-Assistenten freigegeben | Diesem Assistenten — kein neues Tool | Welche Daten Sie eingeben dürfen |
| Sie arbeiten vor allem mit Text: schreiben, überarbeiten, zusammenfassen | Einem allgemeinen Chat-Assistenten wie ChatGPT oder Google Gemini | Datenschutz-Einstellungen und Qualität in Ihrer Sprache |
| Sie verbringen viele Stunden in Videocalls | Einem Meeting-Assistenten wie MeetGeek | Einverständnis aller Teilnehmenden; wo Aufnahmen gespeichert werden |
| Sie bauen jede Woche Folien | Einem Präsentations-Tool wie Gamma | Export in das Format, das Ihr Team nutzt |
| Ihr Kalender ist voll, Fokuszeit verschwindet | Einem Planungs-Tool wie Reclaim.ai | Ob es mit Ihrem Kalender arbeitet; wer Ihre Termine sieht |
| Sie brauchen Antworten aus eigenen Dokumenten | Einem Recherche-Assistenten, der Ihre Dateien als Quelle nennt, wie Nouswise | Ob Sie diese Dokumente hochladen dürfen |
| Sie schneiden Podcasts oder Videos | Einem Editor, der über das Transkript arbeitet, wie Descript | Einarbeitungszeit; Exportformate |
| Das gewünschte Tool hat die Art „Plattform / API“ | Nicht als erstes Tool, außer Sie können programmieren | Fragen Sie eine Entwicklerin, einen Entwickler oder Ihre IT |
| Sie müssten Kundendaten oder andere personenbezogene Daten hochladen | Noch keinem Tool | Fragen Sie zuerst Ihre IT oder den Datenschutz |
Hier sind die Spezialisten aus der Tabelle. Jede Karte führt zum Eintrag des Tools in unserem Vergleich:
Kurzbeschreibungen aus unserem Tool-Vergleich, nach Angaben der Anbieter — nicht von ABXK getestet.
Wenn Sie sich für einen Meeting-Assistenten entscheiden, lesen Sie vor der ersten Aufnahme Meeting-Notizen mit KI aus Level 1. Dort steht, was Sie den Teilnehmenden vorher sagen sollten und wie Sie die Zusammenfassung prüfen.